Last updated on März 25, 2024

Inhalt

Ich habe, wo immer möglich meine Briefpost auf digitale Kommunikation umgestellt: per E-Mail, WhatsApp, Dropscan(*) und Apps (z.B. mit der GKV). Bekannten Absendern habe ich meine Dropscan-Adresse als abweichende Postanschrift mitgeteilt. Andere Absender wie Finanzamt, DRV, bAV, GKV habe per Mitteilung auf digital umgestellt. Bei den GKV und beim FA funktioniert das aber nicht für jedes Schreiben.
Während Reisen habe ich einen Nachtsendeauftrag an meine Dropscan Adresse.

Digitaler Briefkasten

Es gibt digitale Briefkästen wie Dropscan(*), Caya oder Clevver.io und sogar einen Service von der Deutschen Post E-POSTSCAN. Die Adresse des digitalen Briefkastens kann häufig als „abweichende Postanschrift“ hinterlegen.

Mit Dropscan(*) bin ich sehr zufrieden. Man bekommt bei Posteingang eine E-Mail Benachrichtigung und kann sich den Briefumschlag ansehen und kann die E-Mail scannen, weiterleiten oder vernichten lassen. Mann kann Sendungen zu Sammelsendungen zusammenfassen und diese zu einem Wunschtermin per DHL oder DHL Express an eine beliebige Adresse schicken lassen.

Man kann dort sogar ganze Ordner mit Papierdokumenten digitalisieren lassen und so sein Büro digitalisieren. Auch Einschreiben werden angenommen. Die Dropscan-Anschrift ist aber keine ladungsfähige Anschrift. Dropscan nimmt keine Warensendungen und scannt keine PIN für Konten oder Kreditkarten.

Meines Wissens nutzt Dropscan einen existierenden Scanservice von Banken und Versicherern. In solchen Unternehmen erhält ja ein Sachbearbeiter Post nicht mehr in Papierform, sondern gescannt. Als in einem meiner Scans mal Seiten fehlten, rief ich bei Dropscan an und bat sich das mal anzusehen. Der Mitarbeiter konnte meinen Scan aus Datenschutzgründen nicht einsehen und bat mich einen erneuten Scan anzustossen mit Option „Heftung, Klammern, Bindung oder Ösung auftrennen“. Das zeugt von guter Sicherheit.

Folgende Aktionen können automatisch für Posteingänge ausgeführt werden:

  • Sendungen scannen
  • Dokumente teilen
  • Sendungen vernichten
  • Sendungen weiterleiten
  • Benachrichtigung senden (per E-Mail oder Slack)

Die Dropscan Scanbox kann mit folgenden externen Services integriert werden:

Dropscan externe Services

Bei der Post beauftrage ich während Reisen einen Nachtsendeauftrag an meine Dropscan Adresse. Aber nur für „vorübergehende Abwesenheit“, nicht für „Umzug“, damit Post nicht automatisch an Absender zurückgeht. Ich nutze diese Nachsendung manchmal sogar weiter, wenn ich wieder zu Hause bin, zur Bequemlichkeit. Nachsendeservices sind leider nicht 100% verlässlich. Sie wirken nicht für alle alternativen/regionalen Zusteller, manchmal nicht beim Vermerk „nicht weiterleiten“ auf Briefen und werden schon mal von Postboten ignoriert.

Die Post bietet auch einen Lagerservice an, mit denselben Einschränkungen wie beim Nachsendeservice.

Bei Banken ist es sinnvoll, die Dropscan-Adresse zeitweilig zu entfernen, wenn man eine neue Kreditkarte erwartet. Das spart die teure Zustellung per DHL-Sammelsendung

Viele Unternehmen ermöglichen leider keine abweichende Postanschrift zur Nutzung digitaler Briefkästen. Die Kommunikation mit z.B. der DRV habe ich deshalb auf Papierlos via DE-Mail konfiguriert – leider bekommt man bei Einrichtung keine Bestätigungs-Mail zur erfolgreichen Einrichtung von der DRV, aber der nächste Rentenbescheid traf problemlos per DE-Mail ein.

DE-Mail nutze ich also, nur wenn nichts anderes möglich ist. Es ist nicht weit verbreitet und bietet keine Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Viele Behörden verbergen ihre vorhandenen DE-Mail-Adressen- über folgenden c’t-Artikel lassen sich manche vielleicht finden Unerreichbar.

Auf meinem Briefkasten ist ein Aufkleber „Keine Werbung“ und bei Abwesenheit ein Vermerk „bitte Nachtsendeauftrag beachten“.

Ein Eintrag in die Robinsonliste kann unerwünschte Werbung minimieren.

Es kann sinnvoll sein, eine Vertrauensperson (z.B. Nachbar, Haushaltshilfe) periodisch in den Briefkasten schauen zu lassen und eine Postvollmacht zu geben.

Auf vielen 3+ Mon langen Auslandsreisen seit 2014 hatte ich damit nur wenige Fälle, in denen Post in meinem physischen Briefkasten gammelte und es war nichts Wichtiges dabei. Eine bessere Lösung, seine Post unterwegs schnell und ohne einen Helfer vor Ort zu empfangen, kenne ich nicht.

Digitaler Briefversand und Fax

Es kann hilfreich sein, Briefe zwar auf einem Computer zu erstellen, aber als Papier per Briefpost zustellen zu lassen. Dazu gibt es den digitalen Briefversand bei GMX und WEB.DE. Bei GMX unter Online Office > Online Brief und versenden mit Datei > Senden (als Brief). Der Brief wird von der Deutschen Post gedruckt und zugestellt.

Zum kostenpflichtigen Versenden und Empfangen von Faxen ohne Faxgerät gibt es z.B. PamFax, Simple-Fax oder GMX Premium.

[ *) Dieser Post enthält Affiliate-Links. Das kostet dich nichts, bringt mir aber vielleicht etwas Einkünfte.]