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Digitaler Briefkasten

Es gibt digitale Briefkästen wie Dropscan(*), Caya oder Clevver.io und sogar einen Service von der deutschen Post E-POSTSCAN.

Mit Dropscan(*) bin ich sehr zufrieden. Man bekommt bei Posteingang eine E-Mail Benachrichtigung und kann sich den Briefumschlag ansehen. Man kann die E-Mail scannen, weiterleiten oder vernichten lassen. Mann kann Sendungen zu Sammelsendungen zusammenfassen und diese zu einem Wunschtermin per DHL oder DHL Express an eine beliebige Adresse schicken lassen.

Man kann dort sogar ganze Ordner mit Papierdokumenten digitalisieren lassen und so sein Büro digitalisieren. Auch Einschreiben werden angenommen. Die Dropscan-Anschrift ist aber keine ladungsfähige Anschrift. Dropscan nimmt keine Warensendungen und scannt keine PIN für Konten oder Kreditkarten.

Meines Wissens nutzt Dropscan einen existierenden Scanservice von Banken. In großen Unternehmen erhält ja ein Sachbearbeiter Post nicht mehr in Papierform sondern gescannt. Als in einem meiner Scans mal Seiten fehlten rief ich bei Dropscan an und bat sich das mal anzusehen. Der Mitarbeiter konnte meinen Scan aus Datenschutzgründen nicht einsehen und bat mich einen erneuten Scan anzustossen mit Option „Heftung, Klammern, Bindung oder Ösung auftrennen“. Das zeugt von guter Sicherheit.

Folgende Aktionen können automatisch für Posteingänge ausgeführt werden:

  • Sendungen scannen
  • Dokumente teilen
  • Sendungen vernichten
  • Sendungen weiterleiten
  • Benachrichtigung senden (per E-Mail oder Slack)

Die Dropscan Scanbox kann mit folgenden externen Services integriert werden:

Dropscan externe Services

Nachtsendeservices sind leider nicht 100% verlässlich. Bei der Post beauftrage ich einen Nachtsendeauftrag nur für „vorübergehende Abwesenheit“ nicht für „Umzug“, damit Post nicht automatisch an Absender zurückgeht. Nachtsendeaufträge wirken nicht für alle alternativen/regionalen Zusteller, manchmal nicht beim Vermerk „nicht weiterleiten“ auf Briefen und werden schon mal von Postboten ignoriert.

Bekannten Absendern habe ich wo möglich meine Dropscan-Adresse als abweichende Postanschrift mitgeteilt. Z.B. mit meiner Bank DKB und der Arbeitsagentur hat das funktioniert.

Viele Unternehmen ermöglichen leider keine abweichende Postanschrift zur Nutzung digitaler Briefkästen. Die Kommunikation mit z.B. der DRV habe ich deshalb auf Papierlos via DE-Mail konfiguriert (leider bekommt man bei Einrichtung keine Bestätigungs-Mail von der DRV, aber der nächste Rentenbescheid traf problemlos per DE-Mail ein). Das FA schickt seine Post an meinen Steuerberater.

DE-Mail nutze ich also nur wenn nichts anderes möglich ist. Es ist leider nicht weit verbreitet und es bietet keine Ende-zu-Ende Verschlüsselung
Viele Behörden verbergen ihre vorhandenen DE-Mail Adressen über diesen c’t-Artikel lassen sie sich vielleicht finden Unerreichbar.

Auf meinem Briefkasten ist ein Aufkleber „Keine Werbung“ und bei Abwesenheit ein Vermerk „bitte Nachtsendeauftrag beachten“.

Ein Eintrag in die Robinsonliste kann unerwünschte Werbung minimieren.

Es kann sinnvoll sein jemanden periodisch in den Briefkasten schauen zu lassen und eine Postvollmacht zu geben.

Auf vielen 3+ Mon langen Auslandsreisen seit 2014 hatte ich damit nur wenige Fälle in denen Post in meinem physischen Briefkasten gammelte und es war nichts Wichtiges dabei. Eine besser Lösung seine Post unterwegs schnell und ohne einen Helfer vor Ort zu empfangen kenne ich nicht. Habe den Service manchmal sogar als ich wieder zu Hause war zur Bequemlichkeit Monate lang weiterlaufen lassen.

Hier ein Anbietervergleich Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan und Co Update 2021.

Digitaler Briefversand und Fax

Es kann hilfreich sein, Briefe zwar auf einem Computer zu erstellen, aber als Papier per Briefpost zustellen zu lassen. Ich habe dazu mehrfach den E-Post Service der Post genutzt. Dieser und auch der Versand per Fax wurden von der Post mittlerweile eingestellt, als Alternative gibt es digitalen Briefversand bei GMX und WEB.DE. Bei GMX unter Online Office, Online Brief und versenden mit Datei, Senden (als Brief) – wird von Deutsche Post gedruckt und zugestellt.

Zum sporadischen Versenden von Faxen nutze ich PamFax.

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